Am schnellsten geht’s, wenn man es selber macht. Diese alte Weisheit gilt auch im Job. Denn durch Employee Self Service (ESS) können Mitarbeiter viele administrative Prozesse beschleunigen, indem sie aktiv mit eingebunden werden. Was im ersten Moment nach zusätzlicher Arbeit klingt, bringt tatsächlich jede Menge Vorteile mit sich. Denn wie eine aktuelle Studie zeigt, wünschen sich Mitarbeiter wenig Aufwand, schnelle Rückmeldungen sowie papierlose und digitale Prozesse.
1. Eigene Daten selbst verwalten
Eine neue Adresse, ein Wechsel der Krankenkasse oder ein neues Konto – mit ESS können Stammdaten wie diese vom Mitarbeiter selbstständig online geändert werden. So sparen sich Ihre Mitarbeiter den Gang in die Personalabteilung und müssen nicht auf der nächsten Lohnabrechnung kontrollieren, ob alles richtig erfasst wurde.
2. Abwesenheiten direkt übermitteln
Wenn ein spontanes Urlaubsschnäppchen lockt, ist eine schnelle Freigabe vonnöten. Umso besser, wenn man den Urlaubsantrag sofort online stellen kann – auch außerhalb der Arbeitszeiten. So kann der Vorgesetzte den Urlaub am nächsten Morgen direkt genehmigen und der Buchung steht nichts mehr im Wege. Auch andere Abwesenheiten wie Krankheitstage, Elternzeit oder Überstundenausgleich lassen sich so bequem beantragen und der Mitarbeiter hat jederzeit vollen Einblick in den Status seines Antrags.
3. Reisekosten und Spesen abrechnen
Die Taxifahrt zum Kundentermin oder der Blumenstrauß zum Jubiläum: Mit ESS können Ihre Mitarbeiter Reisekosten und andere Auslagen bequem online einreichen. Einfach entsprechende Belege einscannen oder abfotografieren, Antrag ausfüllen und absenden. So ist der gesamte Prozess mit wenigen Klicks erledigt – und die Anträge werden nach der Genehmigung automatisch in die Payroll übernommen.
Die Taxifahrt zum Kundentermin oder der Blumenstrauß zum Jubiläum: Mit ESS können Ihre Mitarbeiter Reisekosten und andere Auslagen bequem online einreichen. Einfach entsprechende Belege einscannen oder abfotografieren, Antrag ausfüllen und absenden. So ist der gesamte Prozess mit wenigen Klicks erledigt – und die Anträge werden nach der Genehmigung automatisch in die Payroll übernommen.
4. Arbeitszeiten einfach erfassen
Stundenzettel, Stempeluhren oder Excel-Tabellen zur Zeiterfassung? Das geht auch einfacher. Mit der passenden Software können Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten digital erfassen und haben so jederzeit einen Nachweis über ihre geleisteten (Über-)Stunden. Das ist besonders im Home Office für alle Beteiligten praktisch.
5. Per App vieles mobil erledigen
Noch bequemer machen Sie es Ihren Mitarbeitern durch die Bereitstellung von Apps, z. B. zur Zeiterfassung, zur Abwesenheitsmeldung oder zur Auslagenabrechnung. So können Ihre Mitarbeiter viele Prozesse jederzeit auch von unterwegs erledigen und z. B. eine Krankschreibung noch von der Arztpraxis aus hochladen.
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