Employee Self Service (ESS)

Was bedeutet Employee Self Service (ESS)?

Wörtlich ins Deutsche übersetzt bedeutet Employee Self Service, kurz ESS, Mitarbeiter-Selbstbedienung. Besser trifft es allerdings die Bezeichnung Mitarbeiter-Selbstverwaltung. Mithilfe einer Software erhalten Mitarbeitende Zugriff auf ihre eigenen Daten (Digitale Personalakte) und können diese jederzeit eigenständig pflegen und aktualisieren.

Unterschiede zum Manager Self Service (MSS)

Als praktisches Gegenstück zum ESS gibt es auch entsprechende Lösungen für Führungskräfte: Mithilfe des Manager Self Service (MSS) erhalten Arbeitgeber und Teamleiter direkten Zugriff auf aktuelle Daten und Auswertungen ihrer Mitarbeitenden. Solche Tools ermöglichen es ihnen, schnell und einfach Arbeitszeiten einzusehen, Urlaubsanträge zu genehmigen und Personalbedarf besser zu planen. Dadurch können Unternehmen aktiv Kosten sparen und schneller strategische Entscheidungen treffen. Auch operative Prozesse beschleunigen sich dadurch und werden noch transparenter.

Anwendungsbereiche von ESS

Ein Employee Self Service ermöglicht Mitarbeitenden, jederzeit ihre digitale Personalakte zu aktualisieren und gehaltsrelevante Daten zu ergänzen. Neben einfache Änderungen der Anschrift oder Kontoverbindung können sie z. B. jederzeit papierlos Urlaubsanträge erstellen und einreichen – die die Teamleiter dann bequem in der Software genehmigen können. Auch Reisekosten, Arbeitsstunden oder die Änderung der Krankenkasse und viele weitere Verwaltungsaufgaben, die sonst Personaler durchführen müssten.

Vorteile von Employee Self Service

Durch ESS können in der Buchhaltung und der Personalabteilung eine Menge Zeit und Arbeit gespart werden. Daneben gibt es aber auch noch andere Vorteile:

• zeit- und ortsunabhängiger Zugriff der Mitarbeitenden auf ihre Personalakte
• bessere Datenqualität
• schnellere und einfachere Personalprozesse
• keine Umwege sowie weniger Druck-, Papier- und Archivierungskosten
• mehr Motivation und Eigenverantwortung für Mitarbeitende
• höhere Planungssicherheit und -gerechtigkeit
• mehr Transparenz und Servicequalität für Mitarbeitende und Führungskräfte
• weniger Routineaufgaben für die Personalabteilung

Was muss eine gute ESS Software können?

Sicherheit

Bei der Wahl eines Employee Self Service Systems sollten Unternehmen auf die Datensicherheit nach DSGVO achten: Denn bei der digitalen Personalakte oder gar Lohnkonten handelt es sich um sensible, unbedingt schützenswerte Daten. Je sicherer die Software, für die Sie sich entscheiden, umso überzeugter ist auch Ihr Team, dass es sich auf das neue System verlassen kann.

Flexibles Berechtigungsmanagement

Ein gutes ESS-System sollte es erlauben, individuelle Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben. Dadurch können HR-Mitarbeitende z. B. festlegen, dass jemand mit der Rolle „Werkstudent” nur seine Arbeitsstunden in das System eintragen kann, während bestimmte „Manager” einen erweiterten Zugriff auf die Daten ihres Teams haben und z. B. Gehälter auswerten und Urlaubsanträge ihrer Abteilung einsehen und genehmigen dürfen.

Außerdem sollte das System verschiedene Ansichts- und Bearbeitungsberechtigungen bereitstellen. So ist gewährleistet, dass die von den Mitarbeitenden angegebenen Informationen erst wirksam werden, wenn sie durch einen Vorgesetzten oder Personalmitarbeiter genehmigt wurden.

Intuitive Benutzeroberfläche

Damit Mitarbeitende das Tool gern und regelmäßig nutzen, sollten Sie sie in der Anfangsphase mit einer kleinen Schulung und Einweisung unterstützen. Je einfacher der Employee Self Service zu handhaben ist, umso schneller und einfacher kommt Ihr Team damit zurecht.

Zugriff via Smartphone

Nicht alle Mitarbeitenden verfügen über einen eigenen PC-Arbeitsplatz, deshalb richten manche Unternehmen Terminals an zentralen Stellen ein. Um die mitunter hohen Kosten für Anschaffung und Installation solcher Terminals zu vermeiden, können Sie sich für ein ESS entscheiden, das Mitarbeitenden einen Zugriff via Smartphone anbietet: Dann können sie ihre Daten wie Arbeitszeiten einfach und von überall per App übermitteln.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Mitarbeitende und Führungskräfte haben nicht täglich mit der Personalsoftware des Unternehmens zu tun und werfen oft nur bei Bedarf einen Blick in ihr Benutzerkonto. Umso wichtiger ist es, dass das System Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben per E-Mail versendet, etwa wenn

• ein Manager Urlaubsanträge und Arbeitszeiten freigeben soll (MSS),
• ein Arbeitsvertrag ausläuft,
• ein Dokument zur Unterschrift bereit steht,
• Geburtstage von Kollegen anstehen.

Bei flexiblen Systemen kann jeder Benutzer selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen sie oder er bekommt.

Employee Self Service mit vyble®

Mit der vyble® HR-Plattform haben Ihre Mitarbeitenden einen direkten Zugriff zu ihrer Personalakte und können viele Informationen selbst mit wenigen Klicks ins System einpflegen. Im Administrationsbereich können Sie Rechte und Rollen individuell verwalten und konfigurieren. So können Sie allen Mitarbeitenden, entsprechend ihrer Position im Unternehmen, individuelle Berechtigungen erteilen. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeitenden mit vyble® Personaldaten, Reisekosten, Arbeitszeiten und vieles mehr schnell per App erfassen. Somit wird die Zusammenarbeit zwischen Personalern, Führungskräften und Mitarbeitenden so einfach und effizient wie noch nie.