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Was ist ein Dienstplan?
Ein Dienstplan stellt den Einsatz der Mitarbeitenden in Diensten oder Schichten dar und koordiniert diese zeitlich. Vor allem in Unternehmen, in denen in Schichten gearbeitet wird oder Dienste miteinander koordiniert werden müssen, sind Schichtplaner unverzichtbar. Bei der Personaleinsatzplanung können so Anforderungen, aber auch Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigt werden.
Was macht einen guten Schichtplan aus?
Ein guter Schichtplan sollte vor allem übersichtlich sein. Er erlaubt es, Arbeitszeiten, Urlaubsverwaltung und Abwesenheiten einfach zu synchronisieren. Dadurch können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer jederzeit einen Überblick verschaffen, wann Dienste oder Schichten beginnen oder enden und wann Pausenzeiten eingeplant sind.
Welche Möglichkeiten gibt es, Dienstpläne zu erstellen?
Dispositionstafel
Eine Möglichkeit, Schichtpläne zu erstellen, sind immer noch der klassische Stundenplan auf Papier oder eine Dispositionstafel. Diese veraltete Herangehensweise birgt aber auch ihre Risiken: Mitarbeitende können den Schichtplan nur am Arbeitsort einsehen oder müssen ihn für sich abfotografieren. Kommt es zu kurzfristigen Änderungen oder Ausfällen, muss der Plan händisch angepasst oder sogar neu angefertigt werden.
Schichtplaner online
Deshalb erstellen Unternehmen ihre Dienstpläne heute meist mit digitalen Programmen für die Personaleinsatzplanung. So können Mitarbeitende den Plan auch von unterwegs einsehen. Änderungen können mit dem Schichtplaner online schnell und einfach aktualisiert werden und es entsteht kein Zettelchaos.
Digitale Schichtplanung mit vyble®
Der Schichtplaner online von vyble® bietet eine übersichtliche und flexible Lösung bei der Personaleinsatzplanung und kann auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Verschiedene Filtermöglichkeiten, Zugriff von unterwegs dank Speicherung in der Cloud und intelligente Automatismen ermöglichen eine effiziente Abbildung.
Schichtpläne mit wenigen Klicks erstellen
In der vyble® HR-Plattform können Sie mit dem Schichtplaner online einen Dienstplan sowohl auf Wochen- als auch auf Monatsbasis oder für einen frei gewählten Zeitraum erstellen. Mit einem Klick wird Ihnen angezeigt, welche Mitarbeitenden aus welchem Arbeitsbereich zur Verfügung stehen und welche Schichten noch unbesetzt sind.
Arbeitsbereiche anlegen
Um einen Dienstplan möglichst übersichtlich zu gestalten, empfiehlt es sich verschiedene Arbeitsbereiche festzulegen. Diesen können Sie dann die Mitarbeitenden entsprechend ihrer jeweiligen Rolle zuordnen. In einem Supermarkt könnten dies beispielsweise die Frischetheke und die Kasse sein. Arbeitsbereiche lassen sich in unbegrenzter Anzahl anlegen. In größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, die verschiedenen Bereiche zu Abteilungen oder Geschäftsbereichen zusammenzufassen.
Die passenden Mitarbeitenden auswählen
Sie brauchen für eine Schicht Mitarbeitende mit bestimmten Qualifikationen? Durch die Möglichkeit frei wählbare „Tags” zuzuweisen, ist das kein Problem mehr: So können Sie z. B. mit wenigen Klicks Mitarbeitende auswählen, denen Sie vorher Tags wie „Teamleiter” oder „Französisch-Kenntnisse” zugewiesen hatten.
Mitarbeitenden Schichten zuweisen
In der HR-Plattform können Sie Mitarbeitende flexibel und zuverlässig Schichten zuordnen. Mögliche Konflikte oder Überschneidungen mit anderen Schichten verhindert das System automatisch. Praktisch: Farbige Daumen-Icons zeigen dabei jeweils die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden an. Ein Klick auf die freien Mitarbeitenden genügt, um diese dann der Schicht zuzuweisen. Sobald Sie die Planung abgeschlossen haben, können Sie den Dienstplan intern veröffentlichen. Dadurch ist der Plan für die eingesetzten Mitarbeitenden einsehbar und die Kommunikation vereinfacht.
Sich auf Schichten bewerben
Sie möchten Ihren Mitarbeitenden die Wahl lassen? Kein Problem: Mitarbeitende können sich auch selbst auf Schichten bewerben. Im Dienstplan werden ihnen die frei verfügbaren Schichten angezeigt. Der Personalverantwortliche erkennt dann an einem Briefsymbol im Schichtplaner online, dass sich Mitarbeitende auf eine Schicht beworben haben.
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