Feature Überblick
Digitale Personalakte
- alle Mitarbeiterdaten an einem Ort
- papierlose Verwaltung in der Cloud
- auch als App verfügbar
- transparent und praktisch für alle Seiten
- verschlüsselt & rechtssicher
- EU-DSGVO konform
Feature Überblick
- alle Mitarbeiterdaten an einem Ort
- papierlose Verwaltung in der Cloud
- auch als App verfügbar
- transparent und praktisch für alle Seiten
- verschlüsselt & rechtssicher
- EU-DSGVO konform
Mitarbeiterdaten verwalten mit vyble®
Mit der vyble® HR-Plattform können Sie einfach und an einem Ort alle Daten Ihrer Mitarbeiter digitalisieren und in der Cloud bequem verwalten. Die elektronische Personalakte spart Ihnen Kosten, Zeit und Platz. So begeistern Sie Ihre Mitarbeiter mit einer modernen, kollaborativen Verwaltung.
“
Die Automatisierung vieler Prozesse ist eine riesige Arbeitserleichterung für unsere Personalabteilung – um rund 70 %.”
Andreas Hartmann, Geschäftsführer aus Bremen
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Die Automatisierung vieler Prozesse ist eine riesige Arbeitserleichterung für unsere Personalabteilung – um rund 70 %.”
Geschäftsführer aus Bremen
Jederzeit Zugriff auf Personalakten
Dank der digitalen Personalakte von vyble® können Sie alle wichtigen Personaldaten und -unterlagen einfach in der Cloud verwalten – verschlüsselt und DSGVO-konform. Neben persönlichen Informationen, Steuer- und SV-Daten sowie der Verwaltung von Benefits, sorgt eine Dokumentenbox für einen sicheren Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern.
- papierlose HR-Verwaltung in der Cloud
- sicherer Daten- und Informationsaustausch
- verschlüsselte & rechtssichere Verwaltung in deutschen Rechenzentren
Müheloses Onboarding
Personalfragebögen in Papierform sind aufwändig und fehleranfällig. Mit vyble® können Sie neue Mitarbeiter unkompliziert und schnell per Klick onboarden. Sobald Sie die Einladung verschickt haben, kann das Formular mit den relevanten Personalstammdaten digital ausgefüllt werden – sogar vom Bewerber oder Mitarbeiter selbst.
Neben dem CSV-Upload können Sie auch ganz bequem die aktuellsten Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter importieren. vyble® liest diese blitzschnell aus und überträgt alle Daten direkt in die elektronische Personalakte.
- digitales Onboarding in der Cloud
- papierlose Erfassung von Personalstammdaten
- minimierter Aufwand dank Employee Self Services (ESS)
Bequemes Dokumentenmanagement
Mit vyble® können Sie Dokumente auf Unternehmens- und Mitarbeiterebene verwalten und ablegen. So ist ein sicherer und DSGVO-konformer Datenaustausch garantiert. Eine Filterfunktion nach Zeitraum und Kategorie sorgt dabei für Übersicht. Unterschriftspflichtige Dokumente können als solche markiert werden und liegen dem Empfänger automatisch zur digitalen Signatur in der elektronischen Personalakte vor.
- sicherer Daten- und Informationsaustausch
- papierloses Dokumentenmanagement in der Cloud
- verschlüsselte & rechtssichere Verwaltung in deutschen Rechenzentren
Rechtsgültige digitale Unterschrift
Mit vyble® können Mitarbeiter Dokumente in ihrer elektronischen Personalakte einfach und sicher digital unterzeichnen. Ausdrucken, zur Unterschrift vorlegen und Einsammeln von Unterlagen, Bestätigungen oder Freigaben gehören damit der Vergangenheit an. Nach Autorisierung in der HR-Plattform lässt sich im Nutzerprofil eine digitale Signatur hinterlegen, die anschließend zum Unterschreiben von Dokumenten genutzt werden kann.
- digitale Unterschrift
- Revisionssicherheit
- papierloses Vertragsmanagement
Das sagen zufriedene Kunden
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Auch als App verfügbar
vyble® My ProFile App ist die elektronische Personalakte für unterwegs. Damit können Ihre Mitarbeiter schnell und flexibel von unterwegs auf ihre Profildaten, Lohnzettel und Dokumente innerhalb der HR-Plattform zugreifen: Mit der digitalen Mitarbeiterakte haben Sie alle wichtigen Daten jederzeit zur Hand.
- Profildaten, Lohnzettel und Dokumente immer zur Hand
- Verträge und Unterlagen digital unterschreiben
- mobile Schnittstelle zur HR-Plattform
Im Dashboard alles im Blick
Praktische Analysemöglichkeiten: Das Unternehmens-Dashboard informiert, neben zahlreichen KPIs und Reports, wie den monatlichen Arbeitgebergesamtkosten, u. a. über Geburtstage und Jubiläen der Mitarbeiter.
- Ihr Unternehmen auf einen Blick
- automatisches Reporting und KPI-Erstellung
- Erinnerungen an Jubiläen und Geburtstage
Ausgefeiltes Rechte- und Rollensystem
Im Administrationsbereich können Sie Rechte und Rollen individuell verwalten und konfigurieren. So können Sie jedem Mitarbeiter, entsprechend seiner Position im Unternehmen, individuelle Berechtigungen erteilen. Mit einer entsprechenden Berechtigung können Sie außerdem über ein Login auf mehrere Gesellschaften (Mandanten) zugreifen.
- zugeschnittene Zugriffsrechte je Mitarbeiterrolle
- Auswahl bestehender Standardrollen
- individuell konfigurierbare Rollenerstellung
Elektronische Akte für besseren Durchblick
- Daten papierlos in der Cloud verwalten
- Unterlagen digital unterschreiben
- praktisches Rechte- und Rollensystem
- Informationen sicher übermitteln
- alles an einem Ort
HR-Management digitalisieren mit vyble®
Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern das Leben einfacher: Die elektronische Personalakte von vyble® ermöglicht Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam alle Daten für HR und Payroll an einem Ort zu erfassen – damit alle Seiten einfach und bequem auf die wichtigen Daten zugreifen können.
Blick ins Tool
Akten mit Style: So bequem geht digitale Personalverwaltung mit vyble®.
FAQs – Digitale Personalakte
Die Stammdaten der Mitarbeiter können via einer Excel-Datei oder anhand der letzten Lohn- und Gehaltszettel im pdf-Format bequem in die Plattform übertragen werden. Wenn Sie sich für das optionale Onboarding-Paket entscheiden, übernimmt unser Customer Experience Team gern die Datenmigration für Sie und Sie erhalten die HR-Plattform vollständig vorbereitet und einsatzfähig.
Die digitale Mitarbeiterakte bleibt für die Dauer der Nutzung der Software erhalten, sodass sowohl Sie als auch der Mitarbeiter z. B. noch auf vergangene Lohnzettel zugreifen können. Sobald ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen austritt, fallen für diesen keine monatlichen Kosten mehr für die Nutzung der Plattform an. Sobald das hinterlegte Austrittsdatum erreicht ist, wird der Zugriff des Mitarbeiters automatisiert angepasst, sodass dieser keine Änderungen mehr vornehmen kann.
Ja, das ist möglich. Sie können die individuellen Zugriffsrechte einer Rolle selbst festlegen und diese den jeweiligen Nutzern zuordnen. Dadurch können Sie das Rechte- und Rollenkonzept perfekt auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen. So können Sie z. B. Abteilungsleitern ermöglichen, die Personalakten ihrer jeweiligen Abteilung einzusehen und Urlaubsanträge oder Stunden freizugeben.
Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter können Dokumente in ihre entsprechenden Mitarbeiterakten hochladen, sodass beide Seiten einen bequemen Zugriff darauf haben. Dabei kann es sich neben Lohnzetteln z. B. um Verträge, Ergänzungsvereinbarungen, Vertraulichkeitserklärungen, Bescheinigungen o.ä. handeln, die sogar digital unterschrieben werden können.
