Ratgeber
HR-Software und HR-Portal
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HR-Software und HR-Portal
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Das Personalwesen ist ein wichtiger Bestand eines jeden Unternehmens. Mittlerweile gibt es eine Reihe an digitalen Lösungen, die die Bereiche dieses Themas vereinen. Hier erkläre ich, worauf Sie bei einer HR-Software achten sollten.
Was kann eine HR-Software?
Eine Human Resources Software, zu Deutsch Personalinformationssystem erfasst, verarbeitet, bearbeitet und analysiert persönliche Daten an einem Ort. Damit übernimmt und erleichtert sie die Aufgaben des Human Resources Managements. Die HR-Software wird somit in den Bereichen der Personalbeschaffung und -entwicklung eingesetzt, hilft aber auch bei der Abrechnung.
Für welche Unternehmen ist eine HR-Software geeignet?
Personalmanagement: Software für Startups, Mittelstand und Konzern
Egal ob junges Startup, klassischer Mittelständler oder international aufgestellter Großkonzern: Um eine HR-Software kommt heute kaum ein Unternehmen mehr herum. Die administrativen Aufgaben rund ums Personalmanagement sind komplex und vielfältig. Sie über selbstgebaute Tabellen und Excellisten zu managen, ist nicht nur sehr aufwändig, sondern auch ausgesprochen fehleranfällig. Auch eine Kombination verschiedener Einzellösungen führt im Zweifelsfall zu lästigen Schnittstellenproblemen.
Große Konzerne sollten bei der Auswahl ihrer Human Resources Software auf eine hochperformante Lösung achten, die große Datenmengen schnell und sicher verarbeiten kann. Auch eine Payroll-Funktionalität ist für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oft besonders attraktiv, da sie damit die Erstellung der Lohnabrechnung automatisieren und auf diese Weise viel Zeit sparen können. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind hingegen in der Regel mit einem flexiblen HR-Portal gut beraten, das ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sowie die Möglichkeit der Vergabe verschiedener Nutzerrollen sind für sie oft wichtig. Für Unternehmen jeglicher Größenordnung ist außerdem die DSGVO-Konformität ihrer HR-Lösungen ein absolutes Muss.
Alle Daten an einem Ort
Nie wieder langes Suchen: Bewahren Sie mit vyble® alle Unterlagen Ihrer Mitarbeiter datenschutzkonform digital auf.
Welche Vorteile bietet ein HR-Portal?
Aktenschrank und Zettelwirtschaft adé!
Eine zeitgemäße Personalmanagement-Software sollte es den Unternehmen erlauben, für jeden Mitarbeiter eine elektronische Personalakte anzulegen. Mit der cloudbasierten HR-Software von vyble® etwa gehören volle Archive der Vergangenheit an. Mitarbeiterakten können bequem in der Cloud verwaltet werden – selbstverständlich DSGVO-konform. Ist die digitale Mitarbeiterakte angelegt, lassen sich verschiedene weitere Prozesse ebenfalls digital abbilden und bearbeiten – so zum Beispiel das Management der Bewegungsdaten.
Zeiterfassung
Damit die Erfassung der Arbeitszeiten nicht zum Zeitfresser wird, sollte eine gute HR-Software einen komfortablen Prozess für die Zeiterfassung bieten. Manuelles Aufzeichnen in unübersichtlichen Listen oder aufwändiges Führen von Stundenzetteln muss nicht sein. Mit einer digitalen Zeiterfassung wie etwa in der cloudbasierten HR-Plattform von vyble® können die monatlich geleisteten Stunden der Mitarbeiter ganz einfach aufgezeichnet werden. Die Pflege von Sonn- Feiertags- und Nachtarbeit kann ebenfalls mit vyble® erfolgen. Anschließend können die Informationen ganz einfach für die Lohnabrechnung exportiert werden.
Reisekosten
Zurück von der Dienstreise bedeutet oft: Belege sammeln, Erstattungsanträge ausfüllen und Pauschalen berechnen. Eine gute Personalverwaltungssoftware sollte den Prozess der Reisekostenabrechnung möglichst einfach und automatisiert gestalten. Dabei sollten sowohl HR-Manager als auch Geschäftsreisende selbst die Möglichkeit haben, den Reisekostenantrag zu erstellen. Auf der HR-Plattform von vyble® ist beides möglich und über die Vergabe verschiedener Nutzerrollen mit entsprechenden Berechtigungen geregelt. Nachdem Informationen über Reisezeitraum, Ziel und Grund sowie für Auslagen im Dialog abgefragt wurden, berechnet vyble® auf Wunsch sämtliche Erstattungspauschalen rund um Verpflegungs-, und Übernachtungskosten für das entsprechende Reiseland vollautomatisch. Sobald der Reisekostenantrag digital per Klick genehmigt wurde, kann er dank automatisch erzeugter Export-Datei direkt in der Payroll berücksichtigt werden.
Abwesenheiten
Mit dem richtigen HR-Portal sollte das Ausfüllen von Urlaubsanträgen auf Papier, manuelles Einscannen und die Berechnung von Resturlaubstagen mit aufwändiger Verwaltung in Tabellen der Vergangenheit angehören. Mit der digitalen Personalplattform vyble® können eingereichte Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigt werden. Damit aktualisiert sich der Resturlaub in den digitalen Mitarbeiterakten automatisch. Auch Krankmeldungen können unkompliziert, sicher und schnell digital durch vyble® an den Arbeitgeber übermittelt werden. So kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung DSGVO-konform übermittelt werden und muss nicht manuell beim Arbeitgeber vorgelegt oder unverschlüsselt per E-Mail zugestellt werden.
Wie nutzen Sie HR-Software?
Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen
So einfach funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit vyble®:
- Zeitraum auswählen
- Art der geleisteten Stunden auswählen
- Stundenzahl eintragen
- Speichern und für die Lohnabrechnung exportieren
- Fertig!
Die Auswahl des richtigen HR-Portals
Personalverwaltungssoftware: Programm gesucht?
Das Angebot an HR-Lösungen ist riesig und unübersichtlich. Welches HR-Portal das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, hängt stark von Ihren individuellen Belangen ab: Wie klein oder groß ist Ihr Unternehmen, wie viele Mitarbeiter haben Sie? Möchten Sie gewisse Kernbereiche des Personalwesens digitalisieren und wenn ja, welche? Wünschen Sie sich eine flexible Lösung oder sind Sie eher auf der Suche nach einem umfassenden (und entsprechend komplexen) Komplettangebot? Das Team von vyble® berät Sie gern und unterstützt bei der Entscheidungsfindung!
HR-Software von vyble®
Ihr volles Potenzial entfaltet die HR-Software in Zusammenspiel mit den anderen Services von vyble®:
- Das Payroll-Feature ermöglicht Ihnen die Erstellung einer digitalen Lohnabrechnung – und spart Ihnen damit Aufwände, Zeit und Geld.
- Ein intelligenter Algorithmus errechnet eine Lohnoptimierung, von der Sie und Ihre Mitarbeiter gleichermaßen profitieren können.
Die verschiedenen Services von vyble® lassen sich allesamt über die Online-Plattform steuern und greifen nahtlos ineinander. Unternehmen können damit ihr gesamtes Vergütungsmanagement digital und mit einem hohen Automatisierungsgrad steuern.
In der Zeiterfassung erhobene Arbeitszeiten können HR-Verantwortliche beispielsweise direkt mit einem Klick exportieren und in die Lohn- oder Gehaltsabrechnung des betroffenen Mitarbeiters einfließen lassen – eine riesige Arbeitsersparnis im Vergleich zum händischen Prozess.
HR-Prozesse einfach und digital gestalten
Digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit vyble®. So sparen Sie Kosten, Zeit und Platz und begeistern Ihre Mitarbeiter mit unserer intuitiven Plattform.
Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.
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