Ratgeber
Papierloses Büro und die Vorteile digitaler HR-Prozesse
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- 1. November 2021
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Papierloses Büro und die Vorteile digitaler HR-Prozesse
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- 1. November 2021
Tschüss, Zettelchaos: Das papierlose Büro ist in aller Munde – aber für viele Unternehmen noch reine Utopie. Dabei lohnt es sich gerade im Bereich des HR-Managements, das Büro zu digitalisieren. Warum und welche Vorteile das bringt, erfahren Sie hier.
Was bedeutet papierloses Büro?
In einem modernen, papierlosen Büro wird, wie der Name schon sagt, weitgehend auf Papier verzichtet. Stattdessen setzen Unternehmen dabei auf digitale Prozesse. Ziel des Ganzen ist es, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten – vom Personalmanagement über die Lohnbuchhaltung bis hin zum Rechnungswesen.
Warum das Büro digitalisieren?
Ausdrucken, ausfüllen und ablegen – so oder ähnlich sieht der Alltag in vielen Büros aus. Denn 64 % der Unternehmen in Deutschland arbeiten immer noch zu mindestens 50 % papierbasiert. Gerade in Anbetracht steigender Papierkosten kann das schnell teuer werden.
Aber das ist nicht der einzige Grund, warum sich ein papierloses Büro lohnt:
erhebliche Kostenersparnis
für Papier, Toner, Büromaterialien, Ablagen und Postversand
deutliche Zeitersparnis
effizientere Prozesse – und das zeit- und standortunabhängig
zusätzliche Platzersparnis
weniger Bürofläche für Aktenschränke und Archive
ressourcenschonend
weniger Verbrauch des natürlichen Rohstoffes Papier
Wie funktioniert ein papierloses Büro?
Digital ist das neue Normal: Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie ist Home Office in vielen Büros zur Normalität geworden. Damit das Arbeiten zu Hause so produktiv sein kann wie im Büro, ist ein gewisses Maß an Digitalisierung unverzichtbar. Eine zentrale Speicherung von Daten, auf die alle betreffenden Mitarbeiter Zugriff haben, ist dabei von entscheidender Bedeutung.
Statt Mitarbeitern einen externen Zugriff auf die eigene Serverstruktur zu ermöglichen, sollten Unternehmen darüber nachdenken, ihre gespeicherten Daten komplett in eine Cloud zu verlegen. Eine Cloud bietet den Vorteil, dass Sie alle Daten und Dokumente sowohl orts- als auch geräteunabhängig bearbeiten können.
Produktiveres Arbeiten in der Cloud
Wer digital arbeitet, kann sich nicht verzetteln. Denn durch cloudbasiertes Dokumentenmanagement machen Sie die Arbeit mit mehreren Parallel-Versionen von Dokumenten überflüssig. Stattdessen können Ihre Mitarbeiter gleichzeitig auf einzelne Dateien zugreifen und diese bequem bearbeiten. Auf diese Weise sparen alle Beteiligten Zeit und das Risiko von Fehlern wird reduziert.
Arbeiten in der Cloud bedeutet aber nicht nur ein einfaches Speichern und Verwalten von Dokumenten. Auch weitere in der Cloud genutzte Tools erleichtern die Zusammenarbeit des Teams aus der Ferne, z. B. eine Projektmanagement-Software, ein Messengerdienst oder eine HR-Software, in der Dokumente bequem und übersichtlich hochgeladen werden können. Auf diese Weise wird ein langwieriges Hin und Her von E-Mails überflüssig.
Darüber hinaus birgt eine Cloud ein großes Automatisierungs-Potenzial. Neben der Anbindung an verschiedene weitere Online-Tools können z. B. auch automatisch Reports generiert oder weiterverarbeitet und so Prozesse erheblich beschleunigt werden. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern macht Ihr Unternehmen auch bereit für kommende Entwicklungen, z. B. die Verarbeitung digitaler AU-Bescheinigungen.
Was kann man im Büro digitalisieren?
Wer macht schon gerne Papierkram? Grundsätzlich können Sie sich diesen in den meisten Fällen sparen. Denn mit entsprechenden Tools lassen sich so gut wie alle papierbasierten Prozesse auch digital realisieren, z. B.
- Dokumentenmanagement
- HR-Management
- Entgeltabrechnung
- Abwesenheitsmanagemnent
- Reisekostenabrechnung
- Schichtplanung
- Zeiterfassung
- Rechnungswesen
- interne und externe Kommunikation
Drücken Sie sich vorm Drucken: Neben arbeitsbezogenen Abläufen gehören vor allem administrative Prozesse zu den größten Zeitfressern in Unternehmen. Insbesondere im Bereich des Personalmanagements können Sie hier durch Digitalisieren viel erreichen.
Eine HR-Software spart Ihnen viel Zeit und Mühe in Ihrem Arbeitsalltag. Im Gegensatz zu einer haptischen verwalten Sie in einer digitalen Personalakte alle Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort – inklusive der jeweils aktuellen Lohnzettel. Jeder Mitarbeiter erhält nicht nur Einblick in seine eigene Akte, sondern kann durch Employee Self Service auch direkt mit eingebunden werden, indem er einige seiner Daten selbst einträgt, z. B. Adressdaten, Steuernummer oder Anzahl der Kinder.
Auch andere Prozesse wie die Mitarbeitersuche, das Onboarding neuer Mitarbeiter oder das Einreichen von Krankmeldungen lassen sich in einer HR-Plattform für alle Beteiligten bequem abbilden. Das bietet nicht nur im Home Office Vorteile, sondern verleiht allen Mitarbeitern mehr Flexibilität. Die praktischste Lösung ist ein Tool, das mehrere Features gleichzeitig abdeckt und z. B. auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung beinhaltet. Damit Sie müssen keine Datensätze mehr transferieren, da diese automatisiert weiterverarbeitet werden.
Digitales Arbeiten – aber sicher. Viele Unternehmen scheuen ein rein digitales Arbeiten aus Angst, dass wertvolle Daten verlorengehen. Dabei ist es eher umgekehrt. Dokumente und sogar ganze Akten können abhandenkommen, falsch einsortiert werden oder sich aus irgendeinem Grund auf Nimmerwiedersehen verabschieden. Vertrauliche Daten können versehentlich offen auf dem Schreibtisch oder im Drucker liegenbleiben und von jedem gesehen werden. Die zentrale Speicherung der Daten bietet da mehr Sicherheit.
Gut geschützt vor Datenverlust
Regelmäßige Sicherheits-Backups Ihrer digitalen Daten zu erstellen, ist unverzichtbar. Bei einer Speicherung in der Cloud übernimmt der Anbieter die Verantwortung für die Sicherung der Daten – eine physische Datensicherung z. B. auf einer externen Festplatte ist nicht nötig.
Sicher vor Datenmissbrauch
Bei einer cloudbasierten Lösung müssen Sie sich um die neuesten Verschlüsselungstechnologien keine Gedanken machen. Zudem können Sie festlegen, wer Zugriff auf die Daten hat. Das macht digitale Speichersysteme deutlich sicherer als Aktenschränke – auch bezüglich der DSGVO.
Papierlose HR-Prozesse mit vyble®
Lassen Sie die Papierberge hinter sich und machen Sie sich auf in die Cloud. Egal, ob Sie noch ganz am Anfang stehen oder teilweise schon digitalisiert sind – die vyble® All-in-one-Plattform bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr gesamtes HR- und Payroll-Management papierlos zu gestalten. Mit praktischen Features wie Zeiterfassung, Schichtplanerstellung oder sogar Gehaltsoptimierung sind alle Prozesse perfekt aufeinander abgestimmt und lassen sich mit wenigen Klicks auslösen.
Papier? Nicht hier.
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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.
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