Damit Arbeitnehmer in ihren eigenen vier Wänden genauso produktiv sein können wie am Arbeitsplatz, sollten Unternehmen einiges beachten:

• Internetverbindung: Eine gute und stabile Internetverbindung ist die Basis dafür, auch zu Hause optimal arbeiten zu können. Als Arbeitgeber können Sie ihre Mitarbeiter zusätzlich mit einem Internetkostenzuschuss unterstützen.

• benötigte Technik: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich für die Zeit des Home Office notwendige Arbeitsmittel aus dem Büro mit nach Hause zu nehmen. Alternativ können Sie über ein Mitarbeiter-PC-Programm einfach elektronische Geräte für Ihre Mitarbeiter leasen und ihnen diese zur privaten Nutzung stellen. Die Leasingraten werden dabei direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen.

• wichtige Prozesse digital erledigen: Gerade wenn Mitarbeiter durch räumliche Distanz getrennt sind, ist eine funktionierende papierlose Unternehmenskultur wichtig. Deshalb sollten Unternehmen darauf achten, dass Aufgaben, Besprechungen, Aufgabenverwaltung und HR-Prozesse einfach von zu Hause ausführbar sind. Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools wie Zoom, Google Suite, Slack, vyble o. ä., die die gemeinsame Kommunikation und Arbeit an Projekten über Kilometer hinweg erleichtern.

• Einhaltung des Datenschutzes: Auch bei Telearbeit ist das Thema Datenschutz von enormer Wichtigkeit. Unternehmen müssen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern und Kunden schützen, auch und besonders, wenn der Arbeitnehmer von zu Hause arbeitet. Daher sollten sie Prozesse schaffen, die ein datenschutzkonformes Arbeiten aus der Ferne garantieren.

• Ziele, Termine und Deadlines setzen: In den eigenen vier Wänden zu arbeiten, kann viele Vorteile haben. Man spart den Arbeitsweg, kann sich die Arbeitszeit flexibler einteilen und hält sich in einer Wohlfühlumgebung auf. Doch Termine und Deadlines sind auch im Home Office einzuhalten. Deshalb ist es gerade für die Arbeit zu Hause besonders wichtig, klare Ziele zu formulieren und eine funktionierende Aufgabenverwaltung zu etablieren. Daher kann es helfen, als Arbeitgeber Zeitfenster für Aufgaben zu setzen, eine wiederkehrende Meetingstruktur zu etablieren und somit weiterhin eng mit den Mitarbeitern in Kontakt zu stehen.

• Arbeits- und Pausenzeiten respektieren: Sich auf die Arbeit zu fokussieren, kann im Home Office eine Herausforderung sein. Genauso wichtig wie die Einhaltung der Arbeitszeiten ist aber auch die der Pausen. Dinge nur noch kurz erledigen zu wollen und kein Ende zu finden kann zu Hause schnell passieren. Tools für Zeiterfassung (mit Live-Anwesenheiten) geben die Möglichkeit; die Arbeitszeiten für alle Parteien transparenter zu gestalten, um eine gute Balance zu halten und produktiv zu bleiben.

• Zusammenarbeit und Kommunikation fördern: Im Home Office sind Mitarbeiter erst einmal allein. Doch für das Unternehmensklima ist ein persönlicher Austausch wichtig, wenn auch nur digital. Meetings via Zoom oder Google Meet und Online-Chats als Ersatz für die Kaffeepause können eine schöne Alternative sein. Mithilfe moderner Tools ist es möglich, die Kollegen zu sehen und eine gewisse Nähe aufrechtzuerhalten. Je nach Situation und Möglichkeit sind aber auch regelmäßige persönliche Treffen sinnvoll, um den Zusammenhalt zu fördern.